Con Risposta a interpello n 142 del 24 giugno le Entrate replicano a dubbi su dematerializzazione delle note spese e dei documenti dei dipendenti ai fini della successiva deduzione del costo.

Sinteticamente si chiarisce che le ricevute di pagamenti elettronici, effettuati con carta di credito aziendale, di per sé non sono sufficienti a documentare fiscalmente la spesa deducibile a meno che non siano accompagnate da altri giustificativi, come ad esempio le ricevute dei taxi.

L'istante inoltre chiedeva se la procedura proposta per la dematerializzazione delle note spese fosse corretta, vediamo i dettagli e la replica delle Entrate.

Dematerializzazione note spese dipendenti: chiarimenti ADE

L'istante desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai  dipendenti  durante  le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando la carta di credito aziendale. 

A tali fine riferisce che il  progetto di dematerializzazione  in questione, ­semplificherebbe la preparazione, la gestione ed il controllo delle note spese, rendendo più efficiente l'intero processo.

Inoltre, riferisce che il  sistema informatico  che  si  sta attivando consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite apposita applicazione installata  sullo  smartphone aziendale, utilizzando la tecnologia ''OCR''. 

Una volta rilevate tutte le informazioni relative alle suddette spese, il sistema compilerà automaticamente i campi corrispettivi della spesa all'interno di un ''form'' prima di procedere alla fase successiva di inserimento di tale spesa all'interno della nota spese del lavoratore dipendente. 

La nota spese sarà quindi composta da una serie di record contenenti le informazioni, native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale. 

Sia  l'applicazione sullo smartphone che  il  sistema  di  gestione delle  trasferte in  formato  Desktop  saranno accessibili ai  soli  lavoratori  dipendenti riconosciuti  e autenticati a più fattori.

Tutte le attività di accesso al sistema, di compilazione delle note spese, di modifica delle stesse saranno registrate tramite opportuni log del sistema informatico. 

Il sistema, inoltre, garantisce che il documento caricato tramite fotocamera, riportato automaticamente in modalità analitica in nota spese e poi approvato dal proprio responsabile, godrà di caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge.

Il documento non sarà quindi più modificabile dal lavoratore dipendente. 

La nota spese così compilata e controllata sarà sottoposta a processo autorizzativo interno, dove il responsabile potrà verificare, de visu, la nota spese e i relativi giustificativi allegati per ogni singola spesa. 

Le entrate hanno chiarito che quando si  parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. ''Codice dell'Amministrazione Digitale'' o ''CAD'') e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale sia, nello specifico, propri dell'ambito tributario.

Dalla normativa richiamata emerge che qualunque  documento  informatico avente rilevanza fiscale ­ ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (cfr. l'articolo  1 lett.  p)  del CAD)­ come le  note  spese che verranno  poi  utilizzate  per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti […] nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell'articolo 23­bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata.

Tanto premesso, in base a quanto sommariamente riferisce l'istante, la procedura di generazione della nota spese del caso di specie sembra avere delle similitudini con le procedure descritte nelle risposte a interpello con cui le entrate hanno fornito i chiarimenti, con  la conseguenza  che, laddove siano garantiti  i requisiti di immodificabilità, integrità  ed  autenticità  dei  documenti  dematerializzati­ nulla osta all'adozione del processo ipotizzato dall'istante.

• Risposta ADE n 142 del 24 giugno 2024

In data 24 maggio, il Governo ha approvato la versione definitiva del Dlgs Sanzioni, altro tassello della Riforma Fiscale, con molte novità in tema di omissioni.

Tra queste, si rinnova il sistema delle sanzioni relative agli scontrini o corrispettivi telematici, vediamone alcune, specificando che il testo è ancora in bozza e che le nuove regole sono attese in Gazzetta Ufficiale.

Corrispettivi telematici: nuove sanzioni per omissioni

Il decreto legislativo di riforma delle sanzioni tributarie approvato dal Consiglio dei Ministri il 24 maggio 2024 ha modificato, tra le altre, le regole riguardanti errori o omissioni nei corrispettivi telematici, agendo sui Dlgs n 127/2015 e n 471/97.

Sinteticamente, tra le novità si evidenzia che, la sanzione per invio omesso è stata ridotta dal 90% al 70% dell'imposta relativa all'importo irregolare. 

Analogamente, vengono ridotte anche le sanzioni per:

• mancata emissione di scontrini, ricevute o documenti di trasporto, 
• o per emissione con importi inferiori a quelli effettivi.

Inoltre, è stata introdotta una soglia massima per le sanzioni legate all'omessa, tardiva o errata trasmissione dello scontrino elettronico: 

• per le violazioni che non influenzano la liquidazione dell'IVA, l'importo massimo per ciascun trimestre sarà di 1.000 euro.

Si rivedono le sanzioni per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, abbassando la sanzione dal 90% al 70% dell'imposta dovuta per corrispettivi non memorizzati o trasmessi erroneamente, con sanzione minima a 300 euro. 

Per il malfunzionamento dei registratori di cassa telematici e per il mancato intervento di riparazione, purché i corrispettivi siano stati registrati nel registro d'emergenza, la sanzione per omessa verifica periodica rimane tra 250 e 2.000 euro.

La nuova normativa inoltre prevede un limite massimo per le sanzioni trimestrali relative allo scontrino elettronico.

La sanzione per omesso, tardivo o errato invio dei corrispettivi giornalieri che non influenzano la liquidazione dell'IVA è fissata a 100 euro per trasmissione, con un massimo di 1.000 euro per trimestre.

Si attende il testo definitivo del provvedimento.

Con il DL n 39/2024 pubblicato in GU n 75 del 29 marzo, oltre alle novità per restringere il perimetro del superbonus ed introdurre presidi antifrode, con l'art 7 rubricato disposizioni urgenti in materia fiscale, si prevedono anche sanzioni relativamente alle omissioni degli obblighi di trasmissione dei dati dei pagamenti POS, ai fini della fruizione del relativo credito di imposta.

Si prevede l’introduzione di un nuovo comma 1-ter dell'art 10 del Dlgs 471/97 in base al quale, il regime sanzionatorio previsto al primo comma dello stesso articolo si applica agli operatori che violano gli obblighi di trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici,

Essi, con l'invio, adempiono a quanto prescritto all'art 22 del DL n 124/2019, che riconosce un credito d’imposta pari al 30% delle commissioni addebitate per le transazioni in relazione ai pagamenti elettronici ricevuti da privati.

Vediamo le sanzioni ora introdotta per chi non adempie.

credito Pagamenti POS: sanzioni per omessa o tardiva comunicazione dati

Con la novità, viene sanzionata l’omessa, tardiva o errata comunicazione dei dati Pos da parte degli operatori.

In particolare, come anche evidenziato dalla relazione illustrativa al decreto, il comma 5 dell'art 7 del DL n 39/2024 prevede che la sanzione, di cui all’articolo 10, comma 1, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471 rubricato “Violazioni degli obblighi degli operatori finanziari”,  in misura da 2.000 a 20.000 euro, si applica agli operatori che mettono a disposizione degli esercenti gli strumenti di pagamento elettronico in caso di violazione degli obblighi di trasmissione telematica dei dati identificativi dei citati strumenti e dell’importo complessivo delle transazioni effettuate mediante detti strumenti di pagamento, ai sensi dell’articolo 22, comma 5, ultimo periodo, del decreto-legge 26 ottobre 2019, n. 124.

Ricordiamo che si tratta di obblighi di trasmissione periodici, i cui termini, modalità e contenuto sono definiti con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate emanato ai sensi del comma 6 de citato articolo 22. 

In deroga ai principi generali, si prevede che alla violazione non si applicano le disposizioni di cui all’articolo 12 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 472, in materia di concorso di violazioni e continuazione. 

Si applica, pertanto, una sanzione per ogni trasmissione omessa o errata.

Pubblicata in GU n 293 del 16 dicembre la legge n 191 di conversione del DL n 145/2023 o DL Anticipi.

Tra le novità previste in sede di conversione del decreto vi è quella che riguarda un adempimento sulle fatture elettroniche B2C, vediamo i dettagli.

E-fatture consultabili nel cassetto fiscale senza consenso dal 2024

Con un emendamento approvato in sede di conversione del DL Anticipi, si prevede che il consumatore potrà accedere anche ai dati sui beni acquistati o le prestazioni ricevute, senza preventiva adesione al servizio per consultare le fatture elettroniche B2C nel proprio cassetto fiscale.

Le fatture B2C, ricordiamolo, sono quelle emesse nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore IVA verso un consumatore finale (appunto Business to Consumer).

Nel dettaglio con l'articolo 4-quinquies, si modifica la disciplina della fattura elettronica, prevista dall’articolo 1 del Dlgs 127/2015.

Fin ad ora, la messa a disposizione delle fatture B2C nel cassetto fiscale del consumatore poteva avvenire solo su richiesta.

Nelle prestazioni B2C tra soggetti italiani, qualora l’operatore non sia un dettagliante e, quindi, sia tenuto a emettere e-fattura, il documento inviato allo SDI non era automaticamente disponibile nel cassetto fiscale del destinatario.

La nuova norma imporrà che le Entrate rendano in ogni caso disponibili a ciascun consumatore, tramite i propri servizi telematici, tutte le sue fatture elettroniche. 

In particolare, saranno messi a disposizione i dati completi della fattura, incluse informazioni di dettaglio sulla prestazione o l'acquisto.

Secondo l’Autorità per la privacy senza l’adesione dell’interessato, il trattamento dei dati da parte dell’Agenzia non sarebbe possibile, come richiesto dall’articolo 6 del Gdpr ed è per questo che la norma originaria ha previsto  l’adesione del contribuente, ma anche che questi dovesse scegliere se aderire solo per il futuro o anche per la messa a disposizione di documenti pregressi.

La modifica ora approvata, consentirebbe ai cittadini di accedere più facilmente alle fatture ma per essere attuata dal 2024 si dovranno predisporre norme che tengano conto delle raccomandazioni del Garante privacy. 

La norma consentirà, senza il consenso degli interessati, un trattamento massivo dei loro dati da parte dell’Agenzia, la quale non conserverà più sui propri sistemi solo i dati identificativi delle fatture (numero, data, emittente e importi totali) ma anche le informazioni di dettaglio su natura, quantità e qualità dei beni acquistati e delle prestazioni ricevute.

Secondo le regole vigenti, infine, i dati integrali di dettaglio, per chi ha aderito al servizio, restano disponibili solo fino al secondo anno successivo all’emissione della fattura e tale previsione non dovrebbe cambiare dal 2024.

Con il provvedimento direttoriale del 17 ottobre 2023, le entrate aggiornano le specifiche tecniche per l’attivazione delle deleghe agli intermediari, finalizzate all’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica messi a disposizione dall’Agenzia, per conto dei deleganti.

In considerazione dell’estensione dell’obbligo della fatturazione elettronica ai soggetti che applicano il regime forfetario, disposta dal decreto legge 30 aprile 2022, n. 36, si prevede la possibilità di utilizzare, in assenza della dichiarazione IVA, ulteriori elementi di riscontro desumibili dalla dichiarazione dei redditi presentata dal delegante nell’anno solare precedente. 

Sono di conseguenza aggiornate le specifiche tecniche per la comunicazione telematica contenente i dati essenziali per l’attivazione delle deleghe

Ricordiamo in generale che quando la delega è comunicata dall’intermediario in modalità telematica, a garanzia dell’effettivo conferimento della stessa da parte del contribuente, la sua attivazione è subordinata alla positiva verifica di alcuni elementi di riscontro, contenuti nella dichiarazione Iva presentata dal delegante nell’anno solare antecedente a quello di conferimento/revoca della delega; se gli elementi di riscontro sono positivamente verificati, la delega è immediatamente attiva. 

Dal 17 ottobre quindi, il riscontro per l’attivazione delle deleghe effettuate dai forfettari, che non presentano la dichiarazione Iva, potrà essere effettuato sui dati della dichiarazione dei redditi.
Ricordiamo infine che la legge di bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica, dal 1° gennaio 2019, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti e stabiliti in Italia. 

L’obbligo riguarda sia le operazioni tra soggetti Iva, sia le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate verso un consumatore finale.

• Provvedimento ADE n 373040 17.10.2023

L’autofattura tecnicamente è una fattura emessa a stessi per liquidare l’IVA a debito.

L’autofattura “vera e propria” è quel documento, contenente i medesimi elementi di una “normale” fattura che se ne differenzia in quanto:

1. l’emittente non è il cedente/prestatore, ma il cessionario del bene ovvero il committente del servizio che assolve l’imposta (obbligato a liquidare l’IVA) in sostituzione del primo;
2. cedente/prestatore e cessionario/committente coincidono in un unico soggetto, ovvero l’operazione è a titolo gratuito (art. 2, comma 2, decreto IVA)

Autofattura in cui l'emittente è il cessionario

Sono autofatture di questo tipo, ad esempio:

• per le operazioni effettuate da soggetti stabiliti o residenti in Italia:
  • gli acquisti da produttori agricoli ex articolo 34, comma 6, del decreto IVA,
  • i compensi corrisposti agli intermediari per la vendita di documenti di viaggio da parte degli esercenti l’attività di trasporto (cfr. il decreto ministeriale 30 luglio 2009) e 
  • la regolarizzazione dell’omessa o irregolare fatturazione (articolo 6, comma 8, del d.lgs. n. 471 del 1997);
• per le operazioni effettuate da soggetti non residenti o non stabiliti:
  • gli acquisti da soggetti extra-UE (articolo 17, comma 2, decreto IVA).

Autofattura in cui cedente e cessionario coincidono

Sono autofatture di questo tipo, ad esempio:

• l' “autoconsumo”, ossia la destinazione di beni o servizi al consumo personale o familiare dell’imprenditore ovvero ad altre finalità non imprenditoriali;
• le cessioni gratuite di beni la cui produzione o il cui commercio rientra nell’attività propria dell’impresa e di quelli che non vi rientrano se di costo unitario superiore ad euro cinquanta e per i quali sia stata operata, all’atto dell’acquisto o dell’importazione, la detrazione dell’imposta a norma dell’articolo 19 del decreto IVA.

Nelle ipotesi in esame, qualora vi sia l’obbligo di emettere autofattura, la stessa dovrà necessariamente essere elettronica via SdI (con l’unica eccezione delle prestazioni rese da soggetti extra-UE, per le quali vale l’adempimento di cui all’articolo 1, comma 3-bis, del d.lgs. n. 127 del 2015 salvo scelta per la fatturazione elettronica via SdI). 

Resta ferma, laddove la controparte sia un soggetto escluso dagli obblighi dell’articolo 1, comma 3, del d.lgs. n. 127 del 2015 e non intenda avvalersi della fatturazione elettronica via SdI, la necessità di consegnarle copia analogica (o informatica) del documento.

Attenzione al fatto che, a decorrere dal 1° luglio 2022 anche i soggetti forfetari (articolo 1, commi da 54 a 89, L. 190/2014) oltre che per i soggetti che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (articolo 27, comma 1 e 2, D.L. 98/2011, convertito, con modificazioni, dalla legge 111/2011), e quelli che hanno esercitato l’opzione di cui agli articoli 1 e 2 L. 398/1991 sono obbligati ad emettere fattura in formato elettronico (articolo 18, commi 2 e 3, D.L. 36/2022) se nell’anno precedente hanno conseguito ricavi ovvero percepito compensi, ragguagliati ad anno, superiori a 25.000 euro ed anche sotto tale limite a decorrere dal 1° gennaio 2024.

Autofattura elettronica

Occorre sottolineare che fino al 31 dicembre 2020 il tipo documento da indicare per le autofatture era solo il TD01 – Fattura ed i Dati del cessionario/committente andavano inseriti nei “Dati del cedente/prestatore” e anche nei “Dati del cessionario/committente”. 

Nel caso di autofattura denuncia il tipo documento da indicare è era TD20 – Autofattura denuncia e occorreva indicare nei dati del cessionario/committente i dati del cliente e nei dati del cedente/prestatore i dati del fornitore; inoltre occorreva indicare che il documento è stato emesso dal cessionario/committente con il codice CC.

Dal 1° gennaio 2021 sono entrate in vigore nuove voci di dettaglio per la fattura elettronica.

Ai fini delle autofatture vengono introdotte importanti novità e insieme al codice TD01 sono stati introdotti nuovi codici Tipo documento per distinguere le varie ipotesi di autofatturazione elettronica.

Ti consigliamo anche Fatturazione elettronica Forfettari: chiarimenti delle Entrate al 22.12

Dal 1 giugno è in vigore una nuova convenzione, valida fino al 31 maggio 2026 relativa alla imposta di bollo digitale, firmata tra l'agenzia delle entrate e gli intermediari del servizio @e.bollo.

In particolare, gli intermediari del servizio @e.bollo, hanno sottoscritto con le Entrate nuovi accordi per il servizio di riscossione dell’imposta di bollo “virtuale” reso a cittadini e imprese.

A tal fine è stato anche approvato un nuovo modello di adesione al servizio che potrà già essere utilizzato dagli intermediari:

• Scarica qui il modello

[email protected]: come aderire alla marca da bollo digitale

Come specificato nella convezione, l’Intermediario avvia l’iter di adesione alla Convenzione con la sottoscrizione, con firma digitale, del Modulo su indicato, che trasmette all’Agenzia, direttamente o per il tramite dell’Associazione di categoria.
Nel Modulo di adesione, oltre ad indicare i riferimenti completi, incluso il codice ABI/identificativo e i dati del legale rappresentante, l’Intermediario dichiara:

• a) di essere già abilitato ad operare all’interno dei servizi telematici in area autenticata del sito  internet dell’Agenzia;
• b) di essere già aderente al Sistema dei pagamenti elettronici – pagoPA;
• c) di aver preso visione della presente Convenzione e di volervi aderire senza alcuna riserva;
• d) di aver preso visione del Piano triennale di prevenzione della corruzione e del Codice di  comportamento dell’Agenzia vigenti e pubblicati sul sito internet istituzionale, e di  impegnarsi a tenere un comportamento in linea con gli stessi.
  

[email protected]: in cosa consiste il servizio delle Entrate

L'@e.bollo è un servizio dell’Agenzia delle entrate reso in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), grazie al quale i cittadini possono pagare online l’imposta di bollo dovuta sulle istanze trasmesse in via telematica alla Pubblica amministrazione e sui relativi atti e provvedimenti elettronici. 

Il servizio consente a cittadini e imprese di acquistare la marca da bollo digitale, un documento informatico che associa:

• l’Identificativo univoco bollo digitale (Iubd),
• all’impronta del documento (hash) da assoggettare a imposta.

A tal fine degli intermediari della riscossione (Prestatori di servizi di pagamento – Psp), quali:

• Poste,
• Banche 
• e altri,

devono convenzionarsi con l’Agenzia delle entrate per lo svolgimento del servizio compilando il nuovo modello di adesione.

La convenzione di cui si tratta detta le modalità di:

• adesione e di gestione dell’utenza dei singoli Psp,
• acquisizione e conservazione dei codici identificativi necessari alla predisposizione delle marche da bollo digitali,
• rendicontazione e riversamento, nonché la misura del compenso per lo svolgimento del servizio.