Il Garante per la protezione dei dati personali  con Provvedimento n.167 del 27 marzo 2025 ha sanzionato un istituto di istruzione superiore per aver introdotto un sistema di rilevazione delle presenze dei dipendenti che prevedeva l’uso delle impronte digitali in abbinamento a un badge.

L’uso di questo sistema, basato sul rilevamento biometrico, era stato adottato per contrastare fenomeni di uso improprio dei badge e per garantire una maggiore affidabilità nella registrazione delle presenze.

Il personale amministrativo, tecnico e ausiliario (ATA) poteva esprimere un consenso volontario all’utilizzo dell’impronta digitale. Secondo quanto riportato nel provvedimento, 34 dipendenti su 36 avevano acconsentito, mentre ai due contrari era stata garantita un’alternativa: l’uso del solo badge. 

In ogni caso, il Garante ha evidenziato che il consenso in ambito lavorativo non può essere considerato una base giuridica valida per il trattamento di dati biometrici, a causa del rapporto di subordinazione tra datore di lavoro e dipendente, che rende difficile dimostrare la reale libertà della scelta.

Violazione della normativa sul trattamento dei dati biometrici

Il trattamento dei dati biometrici, come le impronte digitali, è soggetto a regole molto stringenti previste dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dal Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196/2003). Tali dati rientrano tra le “categorie particolari” di dati personali, la cui raccolta e utilizzo è generalmente vietata, salvo in presenza di condizioni specifiche.

In particolare, per essere lecito, il trattamento deve fondarsi su una norma di legge o su un contratto collettivo che lo autorizzi espressamente. Inoltre, devono essere previste adeguate misure di garanzia per tutelare i diritti e le libertà degli interessati. In assenza di tali presupposti normativi, come nel caso in esame, il trattamento risulta illecito anche se è effettuato con tecniche che non conservano direttamente l’immagine dell’impronta, ma ne creano un modello matematico (template) non riconducibile a dati fisici immediatamente visibili

Il Garante ha ricordato che una norma del 2019 (art. 2 della legge 19 giugno 2019, n. 56) aveva ipotizzato l’introduzione generalizzata di sistemi biometrici nelle pubbliche amministrazioni, ma le relative disposizioni sono state abrogate dalla Legge di Bilancio 2021. Pertanto, attualmente non esiste alcuna norma che legittimi l’uso di impronte digitali per il controllo delle presenze nel settore pubblico.

Esito del procedimento e sanzione

A seguito dell’istruttoria, il Garante ha concluso che l’istituto scolastico ha violato i principi di “liceità, correttezza e trasparenza” nel trattamento dei dati biometrici, previsti dagli articoli 5, 6 e 9 del GDPR. Anche se l’istituto ha successivamente sospeso l’uso del sistema e cancellato i dati raccolti, la condotta è stata considerata comunque illecita.

Il trattamento ha riguardato solo 34 persone e sono state offerte modalità alternative di registrazione, ma il Garante ha sottolineato la gravità dell’infrazione, data la natura dei dati trattati. 

La sanzione pecuniaria è stata quindi fissata in 4.000 euro, ritenuti proporzionati ed efficaci come misura dissuasiva. È stata inoltre disposta la pubblicazione del provvedimento sul sito dell’Autorità, data la delicatezza della questione trattata e l’importanza di fornire un indirizzo chiaro in materia di protezione dei dati in ambito lavorativo. 

Questo caso evidenzia come, anche in presenza di consenso da parte dei lavoratori, l’uso di tecnologie biometriche nei luoghi di lavoro debba essere fondato su basi giuridiche solide e rispettare pienamente la normativa europea e nazionale in materia di protezione dei dati personali. 

La circolare INPS n. 96 del 26 maggio 2025 fornisce un riepilogo completo delle disposizioni che regolano il rimborso delle retribuzioni corrisposte dai datori di lavoro del settore privato ai lavoratori  donatori di sangue per la giornata di assenza. 

Vengono fornite anche istruzioni aggiornate per l'esposizione in Uniemens a partire dal periodo di competenza Ottobre 2025 

Il diritto al riposo retribuito è garantito dalla legge 584/1967 e successive modifiche: il lavoratore dipendente che effettua una donazione volontaria di sangue ha diritto a una giornata retribuita. 

Con il D.L. 663/1979, l’INPS è stato individuato come l’ente responsabile per il rimborso delle retribuzioni anticipate dal datore di lavoro.

ATTENZIONE A seguito della legge 219/2005 e del D.I. 18 novembre 2015, questo diritto è stato esteso anche ai lavoratori  che intendono fare la donazione e si recano al centro trasfusionale ma sono giudicati inidonei  purché l’inidoneità sia certificata da un medico del centro trasfusionale o dell’unità di raccolta.

AGGIORNAMENTO 23 GIUGNO 2025 

Con Messaggio 20 giugno 2025 n. 1961, INPS ha comunicato due precisazioni:

•  l'obbligatorietà della valorizzazione degli elementi presenti nell'elemento <Giorno> (<InfoAggEvento> e <TipoInfoAggEvento>),
•  il posticipa la valorizzazione degli elementi presenti in <InfoAggcausaliContrib> (<IdentMotivoUtilizzoCausale> e <TipoidentMotivoUtilizzo>) dalla competenza di luglio 2025 a quella di ottobre 2025.

Chi sono i beneficiari, condizioni e come si calcola la retribuzione

La prestazione riguarda tutti i lavoratori dipendenti del settore privato, inclusi i domestici e gli operai agricoli. 

Per avere diritto alla assenza retribuita  la donazione deve essere:

• gratuita;
• effettuata presso un centro autorizzato;
• di almeno 250 grammi (donazione completa).

In caso di inidoneità, il motivo deve rientrare tra quelli previsti dal D.I. 18/11/2015, come esclusione per motivi sanitari o esigenze trasfusionali del centro. Il certificato deve riportare giorno, ora, e motivazione dell’inidoneità.

La giornata o le re coperte dall’assenza per donazione (o per inidoneità) danno diritto all’accredito della contribuzione figurativa, rilevante ai fini pensionistici.

Nel caso in cui il datore non richieda il rimborso, la retribuzione versata rientra nella contribuzione ordinaria.

La retribuzione spettante è quella ordinaria che sarebbe stata percepita in caso di effettiva prestazione lavorativa, con riferimento alle voci fisse e continuative, escluse le componenti non ricorrenti.

Per i lavoratori giudicati inidonei alla donazione, la retribuzione è calcolata solo per le ore necessarie all'accertamento dell’inidoneità, considerando anche il tempo di spostamento dal centro trasfusionale alla sede di lavoro.

La retribuzione da indicare nel flusso Uniemens è calcolata:

• dividendo la retribuzione teorica mensile per 26 (se il lavoratore è pagato su base mensile);
• ulteriormente per il divisore orario nel caso di retribuzione oraria.

Per gli operai agricoli, si fa riferimento al flusso Uniemens-PosAgri e si applica un divisore orario di 6,5 ore.

Rimborso assenza per donatori sangue: conguaglio o domanda diretta

l datore di lavoro può ottenere il rimborso in due modi:

1. Conguaglio nel flusso Uniemens

Per i datori di lavoro che operano con il sistema del conguaglio previsto dal D.L. 663/1979, è possibile recuperare le retribuzioni anticipate direttamente attraverso il flusso Uniemens.

Le assenze vanno indicate con:

• codice “DON” per donazione di sangue;
• codice “IDS” per inidoneità alla donazione.

Dal 1° luglio 2025 è obbligatoria anche la valorizzazione dettagliata dell’elemento <Giorno> e l’inserimento del codice fiscale del centro trasfusionale.

Sono previsti codici conguaglio specifici:

• S127 per indennità da donazione;
• S129 per inidoneità;
• S211 per differenze da conguagliare.

2. Domanda telematica per rimborso diretto

Per datori di lavoro che non possono conguagliare (es. lavoro domestico, agricoli a tempo determinato), il rimborso avviene previa domanda telematica entro il mese successivo alla donazione o all’inidoneità.

Invio: tramite i servizi online INPS con PIN dispositivo, SPID, CIE o CNS.

Scadenza: entro la fine del mese successivo alla data della donazione o dell’inidoneità.

 Documentazione obbligatoria:

Per donazioni complete:

• Certificato medico con:
• codice fiscale della struttura;
• quantità donata (min. 250 grammi);
• giorno e ora;
• attestazione di gratuità.

Dichiarazione del lavoratore sulla gratuità e sulla fruizione della giornata.

Per inidoneità:

Certificato medico che  riporti

•  i motivi di inidoneità (D.I. 18/11/2015);
•  codice fiscale della struttura;
• giorno/ora di entrata e uscita.

Conguaglio assenza donatori: Istruzioni per Uniemens dal 1° luglio 2025

Istruzioni per i datori di lavoro agricoli e pubbliche amministrazioni

La circolare 96 2025  fornisce le istruzioni dettagliate anche per i lavoratori iscritti alle gestioni pubbliche e per l'agricoltura

In particolare i datori di lavoro tenuti ad anticipare agli operai agricoli a tempo indeterminato la retribuzione per donazione sangue devono portare in compensazione le somme corrisposte al salariato agricolo mediante l’invio del flusso Uniemens/PosAgri. 

Il flusso deve essere valorizzato con il codice <TipoRetribuzione> “S” e deve essere compilato secondo le indicazioni fornite con il messaggio n. 1653 del 29 aprile 2019, soprattutto con riferimento al campo <Retribuzione Persa (RP)> utile al calcolo della contribuzione figurativa 

Nel campo <Retribuzione> deve essere inserita la somma oggetto di anticipazione.

Con l’ordinanza n. 14548 del 30 maggio 2025, la Corte di Cassazione – Sezione Lavoro – è intervenuta su una controversia tra un datore di lavoro e l’INPS relativa al pagamento di contributi previdenziali connessi a differenze retributive riconosciute ai dipendenti in seguito a sentenze favorevoli.  In particolare si conferma che i contributi previdenziali devono essere versati in base alla retribuzione dovuta sin dall’inizio del rapporto di lavoro e che il decorso della prescrizione non può dipendere da sentenze successive  relative a controversie retributive tra lavoratori e azienda.  

Il caso

La vicenda ha origine da un avviso di addebito emesso dall’INPS, contenente richieste di pagamento per contributi, sanzioni, somme aggiuntive e interessi di mora, a seguito di pronunce giudiziali che avevano riconosciuto ai lavoratori il diritto a un superiore inquadramento contrattuale e, quindi, a retribuzioni maggiori.

Il datore di lavoro ha impugnato l’avviso, sostenendo che il diritto dell’Istituto fosse ormai prescritto. 

In primo grado, il giudice aveva rigettato l’opposizione. 

La Corte d’Appello, pur riconoscendo la prescrizione solo per una parte dei crediti, ha ritenuto valida la richiesta dell’INPS per il restante importo, affermando che la prescrizione quinquennale decorresse dalla data delle sentenze che avevano accertato il diritto alle maggiori retribuzioni. 

Questa interpretazione è stata però contestata in Cassazione dal datore di lavoro, che ha evidenziato come l’INPS non fosse parte nei giudizi tra lavoratori e azienda.

Cassazione: prescrizione decorrente dal momento della retribuzione “spettante”

La Corte di Cassazione ha accolto il primo motivo di ricorso, cassando la sentenza d’appello. Secondo i giudici di legittimità, il termine di prescrizione dei contributi previdenziali decorre non dalla pronuncia giudiziale che accerta differenze retributive, ma dal momento in cui la prestazione lavorativa è resa e la retribuzione “dovuta” al lavoratore diventa esigibile, a prescindere dal pagamento effettivo.

Infatti, richiamando la propria giurisprudenza consolidata (Cass. Sez. U. n. 5076/2015; Cass. n. 21371/2018), la Corte ha ribadito che l’obbligo contributivo è autonomo rispetto a quello retributivo e sorge con l’instaurarsi del rapporto di lavoro, sulla base della retribuzione che spetta in applicazione del contratto o della legge, anche se il datore di lavoro non la riconosce o non la corrisponde. In base al cosiddetto “principio del minimale contributivo”, i contributi devono essere calcolati sulla retribuzione spettante, e non su quella effettivamente erogata.

Il datore di lavoro, pertanto, è obbligato a versare i contributi anche se la retribuzione è oggetto di contenzioso e non ancora pagata.

 Di conseguenza, la prescrizione inizia a decorrere dal momento in cui la retribuzione diventa dovuta secondo legge e contratto, non da eventuali sentenze favorevoli ai lavoratori.

Esclusa l’efficacia interruttiva delle sentenze tra lavoratori e datore

Uno dei punti centrali della decisione riguarda l’effetto (o meglio, la mancanza di effetto) interruttivo delle sentenze intervenute nei giudizi tra dipendenti e datore di lavoro. La Corte ha chiarito che tali pronunce non possono incidere sul termine di prescrizione dei crediti contributivi, in quanto il lavoratore non è parte del rapporto obbligatorio contributivo tra datore e INPS: non è né creditore né debitore di quei contributi.

 L’azione giudiziaria del lavoratore, dunque, e neppure la sentenza che gli dà ragione, possono sospendere o interrompere la prescrizione dei contributi dovuti all’Istituto previdenziale.

L’art. 3, comma 9, della legge n. 335/1995 – richiamato dalla Corte – prevede una prescrizione quinquennale per i contributi previdenziali. Tale termine decorre dalla data in cui sorge l’obbligo contributivo e può essere interrotto solo da atti posti in essere dal creditore (INPS) o dal debitore (datore di lavoro), ma non da soggetti terzi come il lavoratore.

Alla luce di ciò, la Cassazione ha ritenuto fondate le doglianze del ricorrente, ha cassato la sentenza della Corte d’Appello e ha disposto il rinvio per un nuovo esame alla stessa Corte in diversa composizione, precisando che dovrà attenersi ai principi sopra esposti.